Para la industria y las empresas, la tecnología siempre ha sido fundamental para aumentar la producción, maximizar la eficiencia y ahorrar costos, desde la rueda hidráulica y el arado tirado por caballos hasta el correo electrónico y las herramientas analíticas.
Sin embargo, todavía hay organizaciones que dependen en gran medida de procesos manuales que podrían lograrse de manera más rápida, precisa y efectiva con la ayuda de la automatización. A continuación, presentamos solo cinco formas en las que puede incorporar la automatización a la debida diligencia, liberando sus recursos y experiencia para centrarse en las áreas donde su organización realmente lo necesita:
1. Emisión y programación del cuestionario
Elija una solución que incluya funciones como una biblioteca de preguntas y que sea lo suficientemente flexible como para permitirle personalizar sus cuestionarios de debida diligencia digitalizados (DDQ, por sus siglas en inglés).
Programe la emisión de cuestionarios según la importancia de los proveedores y automatice los recordatorios a los proveedores a medida que se acerca la fecha límite.
Ahorre a usted y a sus proveedores una gran cantidad de tiempo y esfuerzo al permitirles reutilizar las respuestas de cuestionarios anteriores que aún están almacenados en su solución.
2. Puntuación
Automatizar su puntuación ahorra tiempo y proporciona coherencia durante las evaluaciones de proveedores. A medida que cambian las necesidades de su organización, debe revisar su sistema de puntuación constantemente.
El paso más importante es definir sus criterios de puntuación: ¿cuáles serán los factores decisivos a la hora de elegir un proveedor sobre otro? Piense más allá de su presupuesto: considere aspectos como la estabilidad financiera, el riesgo operativo y la seguridad de la información.
Luego puede asignar ponderaciones a cada factor que ayudarán a determinar la puntuación general de cada respuesta. Las ponderaciones deben reflejar la importancia relativa de cada elemento en el proceso de evaluación.
Proporcionar a las partes interesadas comentarios automatizados en forma de informes de puntuación puede ayudarles a comprender las puntuaciones e identificar áreas de mejora.
3. Evaluación y gráficos
Una vez que haya definido sus criterios de evaluación y haya recopilado sus datos, puede utilizar su solución de debida diligencia para agregar automáticamente los datos. Su herramienta debe calcular puntuaciones, generar clasificaciones y permitir una evaluación comparativa entre pares.
Luego podrá utilizar su herramienta para presentar los resultados de la evaluación de una manera clara y significativa. Esto podría incluir cuadros, gráficos y otras representaciones visuales que transmitan eficazmente los resultados de la evaluación.
De manera similar, su solución debería poder generar automáticamente informes de evaluación en cualquier formato que mejor se adapte a sus necesidades y puede incluir gráficos, resúmenes y cualquier información adicional que sus partes interesadas necesiten.
4. Comparaciones interanuales
Su herramienta debería permitirle recopilar y almacenar datos de forma estructurada y centralizada. Al revisar los datos de años anteriores y compararlos con los resultados de este año, debe utilizar una herramienta con funcionalidad de comparación que pueda identificar cambios fácilmente de un año a otro, destacando cualquier discrepancia y, por lo tanto, cualquier ajuste de puntuación.
Una vez que se hayan calculado los cambios, su herramienta debería poder presentar esta información en informes generados automáticamente (como lo hace con fines de evaluación y gráficos).
5. Informes
Una solución flexible brindará opciones para personalizar sus informes. Esto significa que las partes interesadas pueden especificar sus preferencias en cuanto al contenido, el diseño o los filtros de datos del informe para garantizar que los informes satisfagan sus necesidades específicas.
Si bien la minimización de riesgos y la resiliencia operativa son fundamentales para la gestión de riesgos de terceros (TPRM, por sus siglas en inglés), las organizaciones que están aprovechando el poder de las herramientas TPRM automatizadas también se están otorgando una clara ventaja.
A medida que la tecnología crea mayores eficiencias e impulsa la demanda de una entrega más rápida, ahora es esencial poder mover proyectos desde su inicio hasta su finalización sin compromisos ni demoras durante el proceso TPRM.
Hable con nosotros para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a llevar su TPRM al siguiente nivel.
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